Informativa sulla privacy di Nordea Asset Management* (Data Privacy Policy)
Nordea Asset Management (NAM) si impegna a proteggere i vostri diritti individuali e a garantire la sicurezza dei vostri dati personali. Nella presente Informativa sulla privacy vengono descritte le modalità di raccolta, utilizzo, conservazione e condivisione dei dati personali. In NAM, il titolare del trattamento dei dati sarà Nordea Investment Management AB (publ) e/o Nordea Investment Funds S.A. o le loro succursali, filiali, o uffici di rappresentanza.
Elaboriamo i dati personali dei singoli individui per diversi motivi. Ogni riferimento a “voi” è inteso come soggetto interessato in qualità di titolare dei dati nel ruolo di cliente, dipendente di un nostro cliente, dipendente di un potenziale cliente, partner di collaborazione, fornitore o altra parte rilevante, come ad esempio beneficiario effettivo, rappresentante autorizzato e parte associata.
La presente Informativa sulla privacy verte sui seguenti argomenti:
1. Dati personali raccolti
2. Modalità di utilizzo dei dati personali e relativo fondamento giuridico
3. Processo decisionale automatico
4. Soggetti a cui possiamo divulgare i dati personali
5. Modalità di protezione dei dati personali
6. Diritti degli interessati
7. Cookie
8. Durata della conservazione dei dati personali
9. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy e ai cookie
10. Contatti e Garante per la protezione dei dati
1. Dati personali raccolti
Nella maggior parte dei casi, i dati personali vengono raccolti direttamente presso voi o tramite terze parti che agiscono per vostro conto, ovvero generati quando utilizzate i nostri servizi e prodotti. Talvolta, sono necessarie informazioni aggiuntive a scopo di aggiornamento o verifica dei dati raccolti.
I dati personali raccolti possono essere raggruppati nelle seguenti categorie:
· Informazioni identificative: codice di identificazione nazionale e nominativo. Siamo obbligati a raccogliere documenti contenenti tali informazioni al fine di instaurarerapporti contrattuali (ad es. copie del passaporto, della patente di guida o di documenti simili).
· Informazioni di contatto: indirizzo e-mail, numeri di telefono e indirizzi postali e altre informazioni tipicamente contenute nei biglietti da visita. Nella maggior parte dei casi si tratta delle uniche informazioni raccolte, elaborate o controllate.
· Informazioni finanziarie: tipo di accordo, informazioni sulle transazioni, informazioni sui conti.
· Informazioni derivanti da obblighi legali: paese di tassazione o riferimento per i contribuenti esteri, requisiti di adeguata verifica della clientelaaziende e disposizioni antiriciclaggio.
Dati personali raccolti:
Possiamo raccogliere e conservare le informazioni che ci fornite in modo diretto. Ad esempio, quando instauriamo un rapporto di rappresentanza o prendiamo contatto con un cliente o partner di collaborazione, raccogliamo dati personali quali nome, indirizzo e-mail o numero di telefono. In alcuni casi, possiamo richiedere anche il codice di identificazione nazionale a scopo di verifica. Per i clienti privati esistenti (non è più consentito per i nuovi clienti privati), raccogliamo anche le informazioni sui redditi e debiti per garantire che il prodotto o servizio richiesti siano forniti.
Possiamo altresì raccogliere e conservare le informazioni che ci fornite tramite i messaggi che ci inviate, ad es. feedback o richieste sui nostri canali digitali. Anche le telefonate e le chat possono essere registrate e archiviate per verificare gli ordini e la documentazione e per migliorare la qualità dei servizi che eroghiamo. Per motivi di sicurezza, presso i nostri uffici potrebbero essere installate delle videocamere.
Dati personali raccolti da terze parti:
Informazioni da fonti pubblicamente disponibili o altre fonti esterne, come i registri delle agenzie governative (ad es. registri delle autorità fiscali, degli uffici di registrazione delle società, delle autorità giudiziarie, ecc.), elenchi di sanzioni (detenuti presso organizzazioni internazionali come l’UE e l’ONU, nonché da organizzazioni nazionali come l’Office of Foreign Assets Control (OFAC)), registri di altri fornitori di informazioni commerciali che divulgano dati relativi, ad esempio, a beneficiari effettivi e persone politicamente esposte.
In relazione ai pagamenti, raccogliamo informazioni da agenti, banche, fornitori di servizi di pagamento e altri soggetti.
Informazioni da altre entità all’interno di Nordea Asset Management* e del Gruppo Nordea o altre entità con cui collaboriamo.
2. Modalità di utilizzo dei dati personali e relativo fondamento giuridico
Utilizziamo i vostri dati personali per adempiere ad obblighi legali e contrattuali, nonché per fornirvi le informazioni richieste sui nostri prodotti e servizi.
Sottoscrizione e gestione di accordi relativi a servizi e prodotti (esecuzione di un contratto)
Lo scopo principale del trattamento dei dati personali in questo contesto consiste nella raccolta, verifica ed elaborazione delle informazioni prima di un’offerta o della sottoscrizione di un contratto con le principali parti interessate, nonché nella documentazione, gestione delle attività necessarie all’esecuzione dei contratti.
Alcuni esempi di esecuzione di un contratto sono:
· procedure necessarie, ad esempio, per la sottoscrizione e il rimborso di fondi;
· assistenza ai clienti durante il periodo di validità del contratto, ad es. rapporti sull’andamento di un prodotto;
· possibile accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziariae procedimenti esecutivi ad es. in caso di potenziale vendita indiscriminata (miss-selling).
Adempimento di obblighi legali, normativi o derivanti da decisioni delle autorità di controllo e di vigilanza cui siamo soggetti (obbligo legale)
Oltre per finalità legate all’esecuzione del contratto, il trattamento dei dati personali ci consente anche di adempiere agli obblighi previsti da leggi, normative o decisioni delle autorità competenti.
Esempi di trattamento soggetti ad obblighi legali sono:
· requisiti di conoscenza del cliente (c.d. “Know Your Customer”);
· prevenzione, identificazione e indagine su casi di riciclaggio di denaro, finanziamento al terrorismo e frode;
· verifica delle sanzioni;
· reporting ad autorità fiscali, autorità di polizia, autorità giudiziarie e autorità di vigilanza;
· distribuzione di fondi in alcuni paesi dei mercati emergenti;
· altri obblighi derivanti da legislazioni specifiche relative a un determinato servizio o prodotto (ad es. titoli o fondi).
Analisi di marketing, prodotto e cliente (legittimo interesse)
I dati personali vengono elaborati anche nel contesto di attività di marketing B2B. Tale trattamento ha lo scopo di fornire le informazioni richieste, migliorare la gamma di prodotti e ottimizzare l’offerta rivolta ai clienti. Al momento NAM non svolge attività di profilazione delle persone fisiche per finalità di marketing.
Consenso
Al momento NAM non ricorre a questa opzione.
3. Processo decisionale automatico
Al momento NAM non utilizza strumenti decisionali automatici.
4. Soggetti a cui possiamo divulgare i dati personali
Possiamo condividere i vostri dati personali con altri soggetti, come autorità pubbliche, entità NAM, società del Gruppo Nordea, fornitori, provider di servizi o strumenti e partner commerciali. Prima di effettuare tale condivisione, garantiremo sempre il rispetto degli obblighi di riservatezza applicabili al settore finanziario.
Terze parti e società del Gruppo Nordea
Per fornire i nostri servizi, possiamo condividere i dati personali necessari alla vostra identificazione al fine dell’ esecuzione di un incarico o accordo con le società con cui collaboriamo (ad es. banca depositaria).
Possiamo altresì comunicare i vostri dati personali alle autorità, conformemente agli obblighi legali cui siamo soggetti. Tali autorità possono includere: autorità fiscali, autorità di polizia, autorità giudiziarie e autorità di vigilanza nei rispettivi paesi di competenza.
Inoltre, con il vostro consenso o entro i limiti di legge, possiamo divulgare i vostri dati all’interno delle entità NAM o del Gruppo Nordea e a partner commerciali esterni (comprese banche corrispondenti, altre banche, venditori di prodotti finanziari o società di riassicurazione).
Abbiamo stipulato, con partner selezionati, accordi che includono il trattamento dei dati personali per nostro conto. Alcuni esempi di partner sono i fornitori di servizi di sviluppo, manutenzione, hosting e assistenza IT.
Trasferimenti verso paesi terzi
In alcuni casi, possiamo anche trasferire i dati personali ad organizzazioni ubicate nei cosiddetti “paesi terzi” (paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo). Tali trasferimenti possono essere effettuati in presenza di una delle seguenti condizioni:
– la Commissione Europea ha accertato un adeguato livello di protezione nel paese in questione;
– sono state adottate ulteriori misure di salvaguardia appropriate, ad es. utilizzo di clausole contrattuali standard (clausole contrattuali-tipo dell’UE) approvate dalla Commissione Europea oppure il responsabile del trattamento dei dati ha implementato valide norme vincolanti per le imprese, le Binding Corporate Rules (BCR) ;
– esistono delle eccezioni in casi speciali (ad es. in caso di esecuzione di un contratto o in caso di previo vostro consenso per un trasferimento specifico).
È possibile visualizzare copia delle clausole contrattuali-tipo dell’UE utilizzate da Nordea per i trasferimenti, visitando il sito www.eur-lex.europa.eu e inserendo il codice 32010D0087.
5. Modalità di protezione dei dati personali
Garantire la sicurezza dei vostri dati personali rappresenta una priorità nell’esecuzione delle nostre attività aziendali. Pertanto, adottiamo adeguate misure di sicurezza tecniche, organizzative e amministrative per proteggere qualsiasi tipo di informazione in nostro possesso, da eventuali perdite o abusi o accesso, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzati.
6. Diritti degli interessati
In qualità di interessato, siete titolare dei diritti relativi alle informazioni personali in nostro possesso. I vostri diritti sono:
a) Diritto di accesso ai vostri dati personali. Avete il diritto di accedere ai vostri dati personali in nostro possesso. Tuttavia, il diritto di accesso può essere limitato da legislazioni, per tutelare la privacy di terzi e in base alla filosofia e alle pratiche commerciali del Gruppo Nordea. Anche il know-how, i segreti aziendali, le valutazioni interne e il materiale del Gruppo Nordea potrebbero limitare il vostro diritto di accesso.
b) Diritto di correzione di dati errati o incompleti. Qualora i dati rilevanti fossero errati o incompleti, avete il diritto di rettificarli entro i limiti stabiliti dalla legge.
c) Diritto di cancellazione.
Avete il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati nel caso in cui:
• revochiate il vostro consenso al trattamento e non vi sia nessun altro motivo legittimo per l’elaborarazione dei vostri dati;
• vi opponiate al trattamento e non vi sia alcun motivo giustificabile per proseguire tale elaborazione;
• vi opponiate al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto;
• il trattamento risulti illecito; o
• il trattamento riguardi dati personali di minori, raccolti durante la fornitura di servizi di società di informazione.
In conformità alla normativa vigente in materia finanziaria, in molti casi siamo obbligati a conservare i vostri dati personali per l’intera durata del nostro rapporto commerciale e oltre, ad es. per ottemperare agli obblighi normativi o quando il trattamento sia necessario per risolvere controversie legali.
d) Diritto di limitazione del trattamento dei dati personali. Laddove contestiate la correttezza dei vostri dati personali in nostro possesso o la legittimità del trattamento, o qualora vi siate opposti al trattamento dei dati in conformità con il summenzionato diritto di opposizione, potete chiederci di limitare il trattamento di tali dati alla sola conservazione. In tal caso, il trattamento sarà limitato alla sola conservazione dei dati fino a quando non sarà possibile stabilire la relativa correttezza, fermo restando la possibilità, da parte nostra, di verificare se i nostri legittimi interessi prevalgono sui vostri.
Qualora non siate autorizzati a richiedere la cancellazione dei vostri dati personali in nostro possesso, potete comunque invitarci a limitarne il trattamento alla sola conservazione. Lo stesso vale laddove il trattamento dei vostri dati personali in nostro possesso sia necessario in caso di accertamento in sede giudiziaria. Possiamo elaborare i vostri dati personali per altre finalità, ove necessario in caso di accertamento in sede giudiziaria o qualora ci abbiate fornito il vostro consenso alriguardo.
e) Diritto di opposizione al trattamento basato sui nostri interessi legittimi. Potete sempre opporvi al trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing diretto e profilazione.
f) Diritto alla portabilità dei dati. Avete il diritto di ricevere i dati personali che ci avete fornito in un formato leggibile a computer. Questo diritto si applica ai dati personali elaborati esclusivamente tramite supporti automatici e sulla base di un consenso o per l’esecuzione di un contratto. Ove tecnicamente fattibile e sicuro, possiamo altresì trasmettere i dati a un altro titolare del trattamento.
La vostra richiesta di esercitare i summenzionati diritti sarà valutata caso per caso in base alle circostanze specifiche.
7. Cookie
Un cookie è un piccolo file salvato sull’hard disk del computer dell’utente. Consente a un sito web di ricordare l’accesso da un computer. Inoltre, il cookie può contenere informazioni sulle preferenze dell’utente durante le visite al sito web. I cookie vengono altresì utilizzati per verificare che siti Internet vengono visitati da un utente e in che ordine. Raccogliamo, elaboriamo e analizziamo i dati relativi all’utilizzo delle nostre pagine internet. Il traffico dati riguarda i dati collegati ai visitatori delle pagine web e i dati gestiti nei campi di comunicazione per inviare, distribuire o pubblicare messaggi.
Utilizziamo i cookie e tecnologie simili per fornirvi prodotti e servizi, garantire la sicurezza del nostro ambiente online, gestire le nostre attività di marketing e ottimizzare la vostra esperienza online, oltre che per tracciare le prestazioni dei nostri siti internet e mettervi a disposizione contenuti di vostro interesse. I dati non verranno utilizzati per identificare i singoli visitatori.
È possibile impostare o modificare le impostazioni del browser per accettare o rifiutare i cookie. Se decidete di rifiutare i cookie, potrete comunque utilizzare i siti internet e alcuni servizi, ma il vostro accesso a determinate funzioni e aree del sito o a servizi specifici potrebbe risultare notevolmente limitato.
Per ulteriori informazioni, consultare la sezione cookies in basso alla pagina di Nordea.it.
8. Durata del trattamento dei dati personali
I vostri dati personali saranno conservati per il tempo necessario connesso al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti ed elaborati o per il periodo previsto dalle leggi e normative vigenti.
Qualora fosse necessario conservare i vostri dati per scopi diversi dall’esecuzione di un contratto (ad es. misure antiriciclaggio, marketing B2B, contabilità, requisiti di adeguatezza del capitale), provvederemo ad archiviare tali informazioni solo ove richiesto e/o imposto da leggi e normative vigenti in materia.
Gli obblighi di conservazione dei dati possono differenziarsi all’interno di NAM a seconda delle leggi applicabili a livello locale.
9. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy e ai cookie
Siamo costantemente impegnati a migliorare e sviluppare i nostri servizi, prodotti e siti internet. Per questi motivi, talvolta la presente Informativa sulla privacy potrebbe essere modificata. In ogni caso, i vostri diritti non saranno ridotti né in virtu della presente Informativa sulla privacy né di eventuali leggi sulla protezione dei dati applicabili nelle giurisdizioni in cui operiamo. In caso di modifiche significative all’Informativa sulla privacy, provvederemo ad informarvi tramite debita comunicazione, ove richiesto dalla legge vigente. Vi invitiamo a consultare con regolarità la presente Informativa sulla privacy per essere aggiornati su eventuali cambiamenti.
10. Contatti e Garante per la protezione dei dati
Per eventuali richieste o chiarimenti in merito alla nostra Informativa sulla privacy, è possibile contattare in qualunque momento il vostro referente presso Nordea Asset Management (NAM). Inoltre, Nordea Asset Management ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD-DPO), contattabile all’indirizzo e-mail namdpo@nordea.com o per posta scrivendo a: Nordea Asset Management, Data Protection Office, c/o Strandgade 3, PO Box 850, 0900 København K, Denmark.
È possibile altresì presentare un reclamo o contattare il Garante per la protezione dei dati nei paesi in cui i nostri prodotti o servizi sono forniti.
*Nordea Asset Management è il nome funzionale della divisione di gestione patrimoniale delle entità legali Nordea Investment Funds S.A. e Nordea Investment Management AB (le “Entità legali”) e le loro succursali, filiali, e uffici di rappresentanza.